Crédit photo : Site web de la municipalité de Beaumont
La Commission municipale du Québec publiait mardi matin son rapport d’audit de performance portant sur le processus de délivrance des permis et des certificats à la Municipalité de Beaumont.
Les travaux d’audit avaient pour objectif, rappelons-le, d’évaluer si le processus de délivrance et l’information fournie aux citoyens à cet égard permettent d’assurer le respect des exigences légales et réglementaires en matière d’urbanisme.
Faits saillants
À l’issue des travaux réalisés, la Commission municipale a constaté que l’information nécessaire au citoyen pour comprendre le processus de délivrance d’un permis ou d’un certificat et pour entreprendre les démarches pour en obtenir un n’était pas adéquate, notamment parce qu’elle était insuffisante.
De plus, selon la Commission, elle n’était pas facilement accessible et la délivrance des permis et des certificats manque de rigueur et d’encadrement.
Plusieurs permis et certificats ont ainsi été délivrés alors que les demandes étaient incomplètes ou que certains éléments de celles-ci ne répondaient pas aux exigences réglementaires applicables.
La documentation conservée aux dossiers serait insuffisante et les outils appuyant le travail d’analyse ne favoriseraient pas une application uniforme de la réglementation.
L’encadrement du processus de délivrance des permis et des certificats, par l’utilisation d’outils de travail adéquats, de lignes directrices et d’activités de contrôle interne, aurait ainsi pu permettre à la Municipalité de prévenir ou de détecter plusieurs lacunes constatées.
À la lumière de ces constats, la Commission municipale a formulé deux recommandations auxquelles la Municipalité de Beaumont a adhéré.
1. Veiller à ce que les citoyens aient facilement accès à des renseignements adéquats liés à la délivrance des permis et des certificats, afin de leur permettre de comprendre si un permis ou un certificat est nécessaire dans leur situation et de connaître les démarches qu'ils doivent entreprendre afin d'en obtenir un et de se renseigner sur les sanctions qu'ils encourent s'ils commettent des infractions à l'égard de la réglementation en urbanisme.
2. Développer et mettre en place des outils de travail adéquats et des activités de contrôle interne afin d'améliorer le processus de délivrance des permis et des certificats, en visant une application conforme et uniforme des règlements d'urbanisme, tout en assurant l'arrimage entre la pratique et cette réglementation et une conservation suffisante de la documentation qui soutient les décisions prises
Ladite Commission a également invité celle-ci à produire un plan d'action pour leur mise en œuvre. Par ailleurs, un suivi sera réalisé par la Commission municipale pour évaluer leur degré d'application.
Ce suivi s'effectue généralement trois ans après la publication du rapport. Cette mission d'audit donnait suite à la recommandation formulée dans le rapport d'enquête de la Direction des enquêtes et des poursuites en intégrité municipale de la Commission à l'égard de la Municipalité de Beaumont, rendu public en novembre 2022.
La Municipalité de Beaumont a par ailleurs pris connaissance du rapport d'audit sur la performance de l'émission des permis et des certificats qui a été préparé par la Commission municipale du Québec.
«Nous sommes en accord avec les recommandations contenues dans ce rapport, qui sont relatives à la diffusion, à la simplification et à l'accessibilité des renseignements adéquats liés à la délivrance des permis et des certificats, de même que les conséquences concernant les sanctions en cas d'infractions, et nous allons mettre en place les mécanismes qui vont nous permettre d'atteindre cet objectif dans le meilleur délai afin que le public soit davantage informé de la procédure relative à une demande menant éventuellement à l'émission d'un permis ou d'un certificat. Nous avons également pris conscience de la vulnérabilité liée à notre service d'urbanisme, en fonction de la complexité de l'interprétation et de l'application règlementaire de nos règlements d'urbanisme vis-à-vis toutes demandes d'informations ou demandes de permis diverses ou autres et nous allons prendre les mesures qu'il faut pour soutenir et former davantage notre personnel afin d'améliorer de façon continue la qualité de notre service, et ce, afin de limiter au mieux les possibilités d'erreurs procédurales. Nous allons aussi travailler à développer un meilleur contrôle interne afin d'améliorer le processus de délivrance des permis et des certificats», a déclaré la porte-parole de la Municipalité de Beaumont au sujet du rapport concerné.
«Les enjeux liés à l'aménagement et à l'urbanisme, tout comme les ressources humaines consacrées à la gestion des permis et des certificats sont importants. Il convient donc de savoir si cette gestion est assurée de manière efficace et efficiente, tant pour les municipalités que pour leurs citoyens», a conclu Mme Nancy Klein, vice-présidente à la vérification de la Commission municipale du Québec.
Source : Isabelle Rivoal , Relations de presse pour la Commission municipale du Québec
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